Buchungssystem mit Microsoft-Teams-Integration

Terminabsprachen erfolgten bisher über E‑Mail und Telefon, was zu Doppelbuchungen, Medienbrüchen und hohem Koordinationsaufwand führte. Teams-Meetings mussten manuell angelegt werden, Einladungen gingen verloren und Erinnerungen erreichten nicht alle Beteiligten. Externe Gäste hatten oft keinen reibungslosen Zugang zu Terminen. Zudem fehlte Transparenz über Verfügbarkeiten und Ressourcenauslastung.

Bitlink startete mit einem Discovery-Workshop, um Buchungsregeln, Rollen und Sicherheitsanforderungen zu klären. Darauf folgten klickbarer Prototyp und ein iteratives MVP mit enger Abstimmung der IT zur Microsoft-365-Tenant-Integration. Die Anbindung erfolgte über Microsoft Graph und Azure AD (Entra ID) mit SSO, Webhooks für Kalender-Änderungen und einem Security-Review. Deployment und Betrieb wurden cloud-native auf Azure mit automatisiertem Monitoring umgesetzt.

Entstanden ist ein Self-Service-Buchungssystem mit Ressourcen- und Mitarbeiterkalendern, definierbaren Zeitfenstern, Pufferzeiten und Richtlinien. Teams-Meetings werden bei der Buchung automatisch per Microsoft Graph erstellt, inklusive Teilnehmern, Online-Meeting-Link und Outlook-Einladungen; externe Gäste erhalten ICS-Dateien. Benachrichtigungen und Reminder erfolgen in Teams sowie per E‑Mail, optional mit adaptiven Karten. Ein Admin-Dashboard bietet Rollen- und Rechteverwaltung, Auslastungsübersichten und CSV-/API-Export.